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Louise Ménard
Français et géographie

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La demande d'information par courriel, par lettre ou en entrevue

La demande d'information exige certaines règles que l'on apprend à maîtriser avec l'usage. Entre autre, le courrier électronique est le moyen utilisé par plusieurs d'entre vous pour contacter un mentor et obtenir de l'information.

Contexte de la tâche : réalisation d'un projet de recherche personnel de septembre à mai. Avant de procéder à l'écriture d'une lettre,  il est bien entendu que vous avez clairement identifiée votre sujet de recherche, vous avez bien formulé les buts personnels, décomposé les tâches et pour chacune vous collectez, saisissez, vérifiez et analysez l'information. Vous avez cerné les attentes, établi un plan de faisabilité et détermminé le calendrier des réalisations. Après un processus de définition et au cours du processus de planification du projet, vous repérez la personne qui, selon vous, possède une expertise apte à vous soutenir dans votre processus de réalisation (chercheur, stagiaire, association de grands-parents, pairs aidant, etc.)

 

Consignes de base 

  1. Formuler vos buts.
  2. Décomposer vos tâches : information sélectionnée, vérifiée, analysée
  3. Formuler votre requête avec précision et cohérence, telle que modélisée ci-dessous.
Le courrier électronique étant un moyen rapide de communiquer (et quelquefois d'embêter les gens), de plus en plus de personnes formulent des demandes dans le but d'obtenir facilement l'information qu'ils n'ont pas pris la peine de vérifier et d'analyser dans la documentation qu'ils ont collectée et saisie. Il est donc impératif de développer des habiletés d'analyse et d'organisation des informations avant de faire état de ses hypothèses, c'est-à-dire de prendre la dernière idée de votre structure organisationnelle et de la remonter jusqu'au début pour ensuite identifier votre hypothèse qui permettra de poursuivre le raisonnement que seul votre expert peut soutenir.

Comment rédiger un message de "demande d'information":

  1. Vous vous identifiez clairement en indiquant votre statut, niveau et programme. (il est inutile de préciser votre nom, il est déjà dans l'entête et vous signez à la fin du message) : je suis un élève de troisième secondaire de la classe de …, de l'école …
  2. Présenter brièvement le travail que vous effectuez (vous joignez, s'il y a lieu, la page de la définition du projet avec votre définition et planification du projet, le destinataire aura donc le loisir de les consulter plus longuement s'il le désire).
  3. Présenter l'état d'avancement de votre travail (c'est ici que vous partez de la dernière idée et que vous remontez le processus jusqu'à ses débuts): j'ai actuellement remarqué que …. Mes travaux de recherche m'ont conduit à constater que… 
  4. Poser votre problème, votre hypothèse : … mais je n'ai pas découvert si cet aspect se vérifie partout. Après consultations de plusieurs documents traitant de...et de...je me demande si...
  5. Solliciter une information : est-ce le cas dans votre région ? dans votre recherche ? dans votre travail ?
  6. Signer de vos prénom et nom.
  7. Ne pas oublier d'inscrire "l'objet" du message dans l'entête du courriel. (ou de le préciser lors de l'entrevue)
Vérifier l'orthographe et la syntaxe, la période des courriers pleins de fautes montrant qu'il s'agit d'un message d'élève est révolue ! N'envoyez jamais un courriel sans l'avoir fait vérifier par un expert en langue.

En formulant votre questionnement de la sorte, vous mettez en avant le sérieux de votre démarche et augmentez considérablement les chances de réponse.

J'insiste : il est essentiel d'éviter les questions du style "nous recherchons toutes les informations possibles sur …", cela traduit ou donne l'impression que vous n'avez rien fait et que vous attendez que toutes les données vous soient fournies. De plus, l'expert dans le domaine ne sait pas précisément ce que vous cherchez, étant donné l'amplitude possible de son champ de recherche ou de travail. 

 

Exemples de message 

  1.  La prise de contact document doc 
  2. Demande d'information

    Monsieur ou Madame,

    Je suis un élève de troisième secondaire de Protic http://www.protic.net, école les Compagnons  de Cartier à Ste-Foy, Québec.

    Dans le cadre du cours FranGéo (français et géographie) http://www.protic.net/profs/menardl,  chaque élève réalise un projet personnel de recherche qu'il aura à développer et à présenter sous forme de discours oral et écrit à la fin de l'année. J'ai choisi le sujet de ....... car depuis longtemps je me demande si.... En faisant quelques recherches sur ce sujet je peux constater présentement que.... suite à un questionnement qui m'a mené à trouver.... Dans un premier temps, j'ai pu constater que..... Puis dernièrement, j'ai découvert que...

    Dans mes recherches, je n'ai pas découuvert l'information sur..... Vous qui êtes expert dans ce domaine, pouvez-vous m'indiquer si...... et si ce n'est pas le cas, comment voyez-vous l'orientation de ma recherche....qu'est-ce que votre travail ou votre recherche vous ont révélé sur... ?

    Signature
    adresse de votre site ou de votre page Web où le destinataire pourra voir l'organisation des informations qu'il vous a fournies et le développement de votre travail (s'il y a lieu)

Louise Ménard
Enseignante troisième secondaire, Protic
École secondaire les Compagnons-de-Cartier, Québec